Tema
Tarefas do CRM
Tarefa é cada etapa do seu funil: "Primeiro contato", "Orçamento enviado", "Negociação", "Fechado". As tarefas são a espinha do CRM: tudo o mais se apoia nelas.
Criar as etapas
- Vá em CRM → Tarefas e clique em Nova tarefa.
- Dê um nome e, se ajudar, uma descrição.
- Salve.
- Arraste pelas alças para colocar na ordem em que acontecem.
A ordem importa: é ela que define as colunas do Kanban, da esquerda para a direita.
Nomeie pelo que já aconteceu
"Orçamento enviado" é melhor que "Orçamento", porque não deixa dúvida sobre quando mover o cliente para lá.
Mensagens automáticas por etapa
Cada tarefa pode disparar mensagens agendadas sozinha, no formato "após X dias" que o cliente estiver naquela etapa.
É o que faz o funil trabalhar por você: o cliente que está há três dias em "Orçamento enviado" recebe o retorno sem ninguém lembrar de mandar.
Combine com as regras da Meta
Em canal oficial, se a mensagem cair fora da janela de 24 horas, ela precisa de um modelo aprovado. Veja Regras da Meta.
Subtarefas automáticas
Além das mensagens, cada tarefa pode ter uma lista de subtarefas: o que a pessoa precisa fazer enquanto o cliente estiver ali. Quando alguém move ou promove um cliente para a etapa, essas subtarefas nascem prontas para o responsável, já vinculadas àquele cliente, e aparecem junto dos lembretes na ficha dele e no painel de pendências do CRM.
É assim que uma etapa vira processo: todo cliente que entra em "Orçamento enviado" passa pelo mesmo acompanhamento, sem depender da memória de quem está atendendo.
Configurar
- Em CRM → Tarefas, edite a etapa e vá até Subtarefas.
- Clique em + Adicionar e escreva o que precisa ser feito, uma linha por ação.
- Escolha o prazo de cada uma: com prazo, contado a partir do momento em que o cliente entra na etapa (em dias e horas), ou sem prazo, para o que só precisa ficar na lista.
- Salve.
Um conjunto típico da etapa "Orçamento enviado":
| Subtarefa | Prazo |
|---|---|
| Entrar em contato com o cliente | 0 dias e 0 horas, vence na hora |
| Enviar o orçamento | 0 dias e 4 horas |
| Fazer follow-up | 2 dias |
| Fazer novo follow-up | 5 dias |
| Verificar se o cliente respondeu | Sem prazo |
Subtarefa com prazo vira notificação para o responsável quando vence. Subtarefa sem prazo aparece no fim da lista, sem cobrança de horário.
Quem fica responsável
Ao mover ou promover o cliente, a tela pergunta quem fica responsável, já com o responsável atual selecionado. Quem você escolher passa a responder pelo cliente no funil e recebe todas as subtarefas daquela etapa.
Nessa mesma tela dá para desmarcar uma subtarefa que não faz sentido para aquele cliente e mudar o prazo de qualquer uma antes de confirmar.
O que acontece ao mudar de etapa
As subtarefas em aberto da etapa anterior são canceladas, e a tela avisa quais antes de você confirmar. Assim ninguém recebe um follow-up de negócio que já foi fechado ou perdido. Subtarefas já concluídas ficam no histórico, e lembretes criados na mão nunca são cancelados por mudança de etapa.
Eventos para os anúncios da Meta
Cada tarefa pode avisar a Meta (Facebook e Instagram) quando um cliente entra nela. Com isso a Meta aprende quais anúncios trazem clientes que avançam no funil, e não só quem manda a primeira mensagem, e passa a entregar seus anúncios para pessoas parecidas.
Exemplo de funil:
| Tarefa | Evento para a Meta |
|---|---|
| Novo lead | Lead recebido (LeadSubmitted) |
| Lead qualificado | Lead qualificado (QualifiedLead) |
| Não qualificado | Não enviar |
| Pago | Compra (Purchase) |
Configurar
- Em CRM → Tarefas, edite a tarefa.
- Em Evento para a Meta (anúncios), escolha o evento. Deixe em Não enviar nas tarefas que não interessam para a Meta.
- Salve.
O evento sai toda vez que o cliente entra na tarefa, seja avançando ou voltando no funil, e também quando o cliente é promovido ao CRM direto nela. Se o cliente tiver um valor preenchido na ficha, ele vai junto (em reais), o que é útil na tarefa de compra.
A exceção é o evento Lead qualificado: se o cliente veio de um lead que já foi qualificado, a Meta já recebeu esse evento e a tarefa não envia de novo.
Como a Meta sabe quem é o cliente
- Canal oficial (API da Meta): quem chegou por um anúncio de clique para o WhatsApp é enviado automaticamente, ligado ao anúncio exato em que clicou. Não precisa configurar nada.
- Demais clientes: quem não veio de anúncio, ou está num canal não oficial, só é enviado se a empresa configurar um pixel. Nesse caso a Meta identifica a pessoa pelo telefone, que vai protegido (criptografado), nunca em texto aberto.
Configurar o pixel (opcional)
- No Gerenciador de Eventos da Meta, copie o ID do pixel (também chamado de conjunto de dados) e gere um token de acesso da API de Conversões.
- Em CRM → Tarefas, no quadro Eventos para a Meta, clique em Configurar pixel.
- Cole o ID e o token e salve.
O token fica guardado com segurança e não aparece de novo na tela. Para trocar só o ID, deixe o campo do token em branco.
Acompanhar os envios
Cada envio aparece na timeline da ficha do cliente: "Evento enviado à Meta", "não enviado" (com o motivo, por exemplo o cliente não veio de anúncio e não há pixel) ou "falha" (com o erro que a Meta devolveu).
Só vale daqui para frente
A Meta recebe os eventos a partir do momento em que você configura a tarefa. Clientes que já estavam nela antes não são enviados.
Quantas etapas criar
Entre quatro e seis costuma bastar. Funil com doze colunas ninguém mantém atualizado, e funil desatualizado engana mais do que ajuda.